安易な感性がコスト損失/コスト増大に...

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日本人の特性

 日本人は世界的に見ても、几帳面で、律義で、綺麗好きとも言われます。 そして手先も器用で、尚且つ東洋系の特徴として物まねが上手く、日本人の場合はそれをベースにして独自カルチャーを作り上げるのも上手ですよね??

 正に一世風靡した「日本語ワープロ」などはその典型ですが、嵌ると几帳面が故に表面的な罫線などの体裁に拘り、本質的な意味を考え、追及するという様なロジカル面が弱い反面もある様な気もします。 「日本語ワープロ」は既に姿を消しましたが、その弊害は色濃く残っており、IT時代になり、これだけPCが職場にも家庭にも普及し、小学校からPC教育があるにも関わらず、仕事の第一線で見ていると、代表的なMicrosoft Word(ワープロ)やExcel(表計算)ソフトの使い方は、いつまでたっても清書マシンの域を出ていないといったことにも表れております。

感覚でものを言う

 都道府県/市区町村別に会員制組織を展開している組織がありますが、同じ様な処理をあちらでもこちらでも展開しながら、横連携が無く、尚且つ事務仕事はまるでお飾りの様に扱われているので、旧態依然とした紙ベースだったり、一人一人の職員にPCが配布されていても、先ほど述べた様な単なる清書マシンと化しており、ちっとも事務効率が上がっていない組織が有ります。

 経営陣である理事の方々は、そのいずれの都道府県/市区町村で聞いても、「そんなものはExcelで簡単に出来るだろ」と一言で片付ける。

 それが現有の組織内の方々の知識、知恵で出来ているのならば、とうの昔に実現している筈ですし、高学歴の理事の方でお一人、本気になってお作りになれば、すぐに解決出来るシステムが出来るかもしれません。 ただ、その理事の方に対価をお幾らお支払いするのか、あるいは作った後、何十年もだれがメンテナンスするのか...という問題は常に討議の蚊帳の外に置かれたままで、安易な感覚だけの一言で済ませられてしまう様ですね。

 これは古今東西共通かもしれないですね? 誰しもが小さい頃、読み聞かされて知っている「コロンブスの卵」と類似している様な気もします。

 延々と出来ずに、非効率な作業で前に進めていないのであれば、既に実現している方法を取得し、前に駒を進めてしまった方が得策だとは思うのですが...。

歴史は延々と...

 実は30年前にも、大企業の職場ですら同じ様な事が展開されておりました。

 時代はPC(パーソナルコンピュータ)が普及始めた初頭の頃、いち早く海外の情報をキャッチし、いち早くその利用方法に目を付けた若い社員達が、PC導入を上層部に提起した処、PCなどには触れて来なかった当時の経営層は...「20万円出して買った処で、どうせゲームでもするんだろう」「そんなものは玩具だ!」「30万円なんて高過ぎる!」と...。

 でも、計算すればお判りになる様に、5年償却で稼働200日としても、300円/日程度の費用にしかなりません。 それで飛躍的に作業効率が上がる...という話を展開すると今度は、「じゃ、人を何人首切れる?」という不毛な言葉を発する。

 実際はそうでは無いですよね? いち早く導入し、いち早く効率化すれば、業務が拡大しても現状の体制で遣り繰り出来るでしょうし、今まで手が回らずに放置していたことや、新たな事を手掛ける余力が生まれる。

 それと同時に、上手に...というのは、要するに「清書マシン」としての利用法ではなく、コンピュータの本質を捉えた使い方をする文化を醸成し、組織内の人たちの思考改革も併せて進めれば、これは例え100万円投資してもお釣りがくるぐらいだと思います。

 この30年間の技術進歩で、PCが職場にも一人一台が当たり前となり、電車の中でも殆どの乗客がスマホを片手にしている時代にあってもまだ、Excelが単なる縦横計算と綺麗に罫線を引いて見易い表を作る清書マシンとして使われ、Wordが都度文章を綺麗に清書して印刷するものとして使われている現状は、まったく昔と変わっておりません。

打破出来るのは...

 やはり革新的かつ本質をしっかりと見極めて判断できる経営Topではないでしょうか。

 冒頭述べた全国に展開されている組織でも、ある市区町村の組織では、偶々推進する理事が判断したお陰で、事務局の改革がスタートし、それまでスタンドアロン的に各職員が自分の目の前のPCのディスクに保存していた状態から、ちゃんとネットワークを組み、共通認識のフォルダを共有し、全データは一カ所に集められました。

 それにより、担当が休んでも、他の担当がデータを確認し、回答出来ると共に、一カ所で集中バックアップも行える為に、データ消失も無くなり、消失時に紙から復元するなどという不毛なコストも削減出来て、尚且つ流用が促進される為に、定型フォーマットが定着し、作成時間も短くなり、作業コストも低減しております。

 また、CALSコンセプト(後述※1)にある「Create data once, Use it many times (データは1度生成したら、それを何度も使う)」のポリシーを普及することで、よく見受けられる同じデータの2元/3元管理の様なことも無くなり、データの信頼性も高まり、尚且つ派生する業務は全てマスターから作り出すという思想が定着したかと思います。

 また、これは別のクリニック様ですが、院長先生がPC不得手でありながらも、謙虚に意見を求められ、一任してくれたお陰で、そこのクリニックは何百万も投資せずにデータは全て一元管理され、次々に導入される医療検査機等の画像も電子カルテと連動し、尚且つ集中アックアップされております。

 更にある救急病院では、長年未収金で悩まされておりましたが、世代交代時に院長先生の奥様(会計担当理事)が弊社に相談を持ち掛けられ、信頼して頂いたお陰で、今では10年間に遡っても未解決未収金が全て把握されていることは当然ながら、当日会計終わった時点で即座に未収金残高や未収金者一覧、各未収金者の支払い状況まで全て奥様がご自宅に居ながらも把握出来る様になり、以前より格段に未収金回収に効果を上げられております。

 この様に書くと、高価なデータベースシステムを導入...と想像為される方もいらっしゃるかとは思いますが、サーバーにMicrosoft Access(データベース)が1ライセンス有るだけで、展開されている端末には標準ツールとしてのExcel/Wordがインストールされているだけです。

 では、市販されているツールの様に年間保守費が...と思う方も居られるかと思いますが、弊社は改造、改修する際のコスト(時間人件費)をお支払い頂くだけですので、何事も無ければ延々と使い続けることが出来ます。

 でも、こうしたITの恩恵を本当に逆手に利用して、投資以上の効果を上げて居られるお客様はごく一握りで、特にPC含めたハードウェア(物品)の価格が安価になっている所為も有って、大多数は先に述べましたように目先の金額を、日常目にする物品の金額と感覚的に比較し、二言目には「高い」と仰り、旧態依然のやり方を続けて居られる組織が殆どではないでしょうか?

年間保守を締結しても...

 弊社は一応「年間保守」というざっくりとした契約体型も用意しておりますが、これについても正に同じことが言えます。

 年間契約を結ばれているお客様は、弊社の通常技術支援費用が2割引きになると同時に、当然即応態勢で障害発生時には優先的に対応致します。

 内容にもよりますが、5,000円~25,000円/月ですが、これを「高い」と仰るお客様の職場は、何年経っても変わらないですね。 また、これを締結しても、それを払っているんだからと、その他は何も頼まない...というお客様も居られます。

 でも、どうなんでしょう。

 何も弊社に依頼しなければ、確かに年間契約の保守料しかコストは発生しません。 しかし先ほどご紹介した成功事例のお客様では、ITであろうと経理的な事であろうと、工務的な事であろうと弊社にSOSを掛けますので、それなりのコストは発生しますが、それらの割引分2割の年額は、保守料を遥かに上回ります。 つまり使わずに居れば保険と同じ様な掛け捨てですが、使えば元が取れる処か、コスト低減にもつながります。

 ある意味、「アラジンの魔法のランプ」の利用権ではないですが、幅広い知識を有するスタッフを優先的に利用出来る権利を有しながら、それを後生大事に倉庫にしまって埃を被らせているだけの様なものではないでしょうか? 

 単にコストの問題だけでなく、組織の業務の進め方やそれ以外の様々なことまでも一歩前に進めることが可能となり、まさにこれが弊社ポリシーである「お客様が一歩前に進む為の力を供給し続ける組織」でありたいという思いに一致する処で有ります。

※1: 1985年に米国・国防総省で始まった開発/調達/保守までの一連のサイクルを電子化により効率化/高品質化する活動。